=================================================================================================================== Visioconférence CTE - Mardi 26 avril 2011 Compte-rendu de la réunion =================================================================================================================== Présents --------- Hélène Cordier, Gilles Mathieu, Dorine Foussong, Alice de Bignicourt, Mirvat Aljogami, Guillaume Philippon, Tristan Glatard, David Bouvet, Olivier Porte 1/ Validation du modèle d'opérations et du formalisme associé ------------------------------------------------------------- Base de discussion: le document FG-OPerations_new_model_proposal _v3.1.pdf, joint à l'agenda, qui reflète le document initial et les réflexions faites dans les réunions des 25 et 30 Mars. Suite à une réflexion d'intégration les tâches sur un mode projet, le modèle a été revisité en termes de gestions de projets. Certaines missions de France-Grilles peuvent suivre le formalisme projet avec un découpage en phases qui peuvent être encore redécoupées jusqu'au niveau de granularité voulu; d'autres sont permanentes et correspondent à l'activité récurrente des opérations au quotidien. Séparer les infrastructures des groupes de travail permettait de séparer le matériel de l'organisation. Ce nouveau formalisme permet également de représenter les tâches ponctuelles. Nous permettons égqlement de faire un lien entre les taches ponctuelles et permanentes dans une démarche d'amélioration. Tour de table: pour l'ensemble des participants, cela reflète les discussions des réunions précédentes. Les personnes présentes valident le formalisme. Le dernier point ("sharing the work") permet de classifier les taches de coordination entre la Direction Technique (DT) et le CTE et d'identifier des tâches en terme d'expertise. O.Porte souligne qu'il y a un degré de souplesse qui permettra de prendre en compte les cas de figure. C'est une bonne base, mais il faudra également être vigilant puisque le cadre est souple. Le document peut circuler en tant que version officielle et base de travail subséquente. Action sur GM: fournir une version française du document pour que la terminologie utilisée soit claire, et soit la même d'un document à l'autre. -> Decision : le document de modèle des opérations est validé. 2/ Validation du processus de décision -------------------------------------- Base de discussion: le document FG_process-decisionnel_v1.pdf, joint à l'agenda, qui reflète le document initial de définition du CTE. H.Cordier présente le document, notamment les changements depuis la version précédente. S'en suit un tour de table pour obtenir un accord de principe sur cette définition du CTE, ainsi que sur la prise en compte des commentaires O.Porte suggère, dans la partie composition, d'ajouter une personne en doublon pour le réseau. H.Cordier ajoutera Olivier Le Normand. D.Foussong demande à ce que la liste NGI-security-contact reçoive les mails de la liste cte-l, pour information. H.Cordier précise que ce n'est pas un problème, mais qu'en terme de représentativité il vaut mieux nommer quelqu'un en particulier, désigné pour réagir, plutôt qu'une liste. Il ne faudrait pas qu'il y ait + de 2 personnes par groupe pour éviter d'être trop nombreux. A.deBignicourt demande si des remarques peuvent être faites par mail plus tard. La réponse est oui : le document circulera encore pour validation. Pas de commentaire particulier de la part des autres personnes présentes. -> Décision: la base du document est validée, ainsi que l'ensemble du processus de décision dans ses grandes lignes. 3/ Validation des missions à partir des mandats des groupes de travail ---------------------------------------------------------------------- Base de discussion: fichiers xls "missions permanentes" et "missions ponctuelles" attachés à l'agenda Validation du terme des "missions" : le terme semble plus adapté que "tâches" et est donc validé. - missions permanentes = missions régulières et récurrentes - missions ponctuelles = taches en mode projet Terminologie du fichier excel : TS : Technical Supervision TS, SU Support, Hosting HO, IM Implementation... Le premier onglet groupe les missions de la DT/CTE, venant: - des missions de coordination relevant précédemment des groupes de travail - des missions identifiées DT/CTE dans le document préliminaire de définition du CTE Les onglets suivants présentent les missions des groupes d'expertise. G.Mathieu et H.Cordier ont détaillé à titre d'exemple les missions du groupe accounting. Sur cet exemple, certaines taches d'implementation peuvent être modifiées comme étant une conséquence de la tâche "Coordonner les tâches liées à l'opération du serveur d'accounting". Le niveau de détail des taches est laissé à l'appréciation du CTE. C.Barbier demande si la tâche récurrente de vérification de la déclaration à la CNIL devrait apparaître. Elle sera ajoutée. O.Porte mentionne que chaque groupe dispose de missions "génériques": on pourrait donc regrouper l'ensemble dans un seul tableau, avec les missions en ligne et les groupes en colonnes, de manière à représenter une vue synthétique de l'effort global sur les missions de la NGI. La répartition par EGI sera une conclusion de l'effort et une sous-partie des activités de la NGI. Certaines missions correspondent à des assignements individuels (exemple: faire le ROD). H.Cordier mentionne qu'on pourrait à ce niveau ajouter une colonne "pré-requis" afin de définir comment et à qui assigner de telles missions (exemple pour le ROD: avoir dans l'équipe au moins un expert de monitoring) Action sur tous: Vérifier, Remplir les efforts et établir la mesurabilité des taches : demande à contribution de critère de succés. Ne pas hésiter à modifier la description des taches pour y attacher une mesurabilité. - missions ponctuelles: Les notions de temps et d'effort apparaissent. O.Porte - Les besoins matériels seront remontés et comptabilisés ailleurs. GM : Ce document sera évolutif, revu et complété (pour des besoins d'archivage, et d'ajout) Compléter les taches ponctuelles pour tous les groupes de travail. En vue d'obtenir une visibilité de l'effort de France-Grilles. Valider les libellés et modifier les colonnes taches/effort - par mail Le CTE va être en charge de régulièrement mettre à jour la liste d'actions/ missions permanentes/liste ponctuelle. ACTIONS: [DT] compléter les fichiers avec les missions de chaque groupe [Membres des groupes d'experts] vérifier et valider les libellés et contenus, remplir les colonnes "personnes" et "effort", contribuer à la définition des critères de mesurabilité 4/ Principe d'attribution des missions DT/CTE --------------------------------------------- on part de l'onglet 1 du fichier "missions permanentes", qui groupe les missions remontant des groupes de travail avec les missions définies initialement dans le document de définition du CTE. Ca donne une liste de base pour l'attribution des missions à la DT et/ou au CTE HC fait le tour des missions GP: le recensement de l'expertise dispo devrait revenir au CTE HC: ok on change. D'une manière générale on peut valider le formalisme d'attribution, ça peut évoluer par la suite. Principe validé 5/ Discussions sur la composition du CT/CTE et du périmètre des missions ------------------------------------------------------------------------- le CT était initialement défini comme étant constitué par l'ensemble des correspondants techniques des sites de production France-Grilles, qui se réunit une fois par an. Ca n'a jamais été validé ni mis en place. Faut-il poser les bases de "qu'est-ce que le comité technique", ou bien est-ce clair? OP: est-ce que la question est d'en mettre moins? le fait de mettre tout le monde a une vertue pédagogique HC: non, a priori c'est bien un représentant par site. Il faut juste clairement le valider. Pour le CTE, il y a le principe de la nomination ou de l'élection à valider, en plus de la composition. Première commentaire qui était sorti: attention au nombre: il ne faut pas trop de monde. HC pense qu'il y a un nombre d'experts qui doivent participer au CTE, d'où l'intérêt d'une nomination. Quelles sont les propositions? OP: il y a une question de légitimité. La DT a vocation à prendre des décisions, il faut que la DT puisse nommer une certain nombre de membres du CTE. HC: je suis aussi personnellement pour une composition mixte (nommée/élue). Mais l'élection n'est pas simple. GM: y a-t-il une plus grande légitimité si le CTE est élu, ou peut-il être complétement nommé? HC: l'idée d'élection était mentionnée au départ, et les propositions de composition ne semblent pas faire l'unanimité (représentant d'un site isolé, grille régionale, etc...) HC doit revenir vers la mailing list avec des propositions. demande de réaction par mail.