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Objectifs : atteints, à la fois pour la communication externe vis à vis des institutionnels que pour la communication interne en direction du personnel, avec une note festive et une ambiance familiale qui reflète bien celle qui règne au CPPM.
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Invitation des tutelles, collectivités territoriales et partenaires scientifiques : personnes invitées nombreuses, qui pour certaines ne pouvaient pas être présentes mais ont pris la peine de répondre (considération de leur part pour le CPPM)
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Invitation presse : aucun journaliste présent --> dossier de présentation pas assez spécifique pour les médias
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Organisation : réussie dans l'ensemble avec des séquences bien rythmées, sur des sujets différents (alternance de discours, vidéos,...), suscitant de l'intérêt de la part de l'ensemble de l'auditoire, et bien animées
- brèves de science : format intéressant (1 slide ou 1 objet avec une intervention courte de 3')
- table-ronde : préparation nécessaire l'avant-veille ; personnes du groupe stressées mais satisfaites d'y avoir participé
- En direct du CERN : très réussi, on avait l'impression que c'était du direct "non préparé" (spontanéité des intervenants)
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Points à améliorer : les temps impartis, la lecture de la vidéo, le cadrage de la caméra sur les intervenants, le réglage du son, le chargement des documents, les photos
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Améliorations :
- lecture de la vidéo à faire avec VLC
- une tablette pour commande à distance du son et cadrage de la caméra
- une personne attitrée pour gérer les aspects techniques (son, chargement des documents, cadrage de la caméra...)
- une personne dédiée aux photos, prises dès l'accueil café et tout au long de la journée ; établir une "to do list photos" aux moments les plus opportuns pour pouvoir communiquer
- un maitre du temps (même si c'est toujours délicat de couper la parole...)
- prévoir plus de respirations dans le déroulé : répartitions de 5' de battement entre deux séquences pour rattraper l'éventuel retard à la fin ou prévoir une pause café que l'on écourte si besoin
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Recommandations :
- prévoir une réunion du comité d'organisation "Mise au point", 2 jours avant
- effectuer une répétition avec le déroulé complet et tous les aspects techniques, la veille
- se rendre disponible pour ajuster les petits détails de dernière minute, 2-3 jours avant
- s'assurer que des contraintes d'agenda de la part des intervenants ne changent pas le déroulé (notamment pour la prise des photos)
- prévoir un dossier de présentation plus waouh pour les journalistes !
- valoriser cet événement avec un article pouvant paraitre dans la lettre de Grand Luminy, les lettres institutionnelles (IN2P3, CNRS, AMU), supports de communication du CPPM (site web, rapport d'activité), réseaux sociaux...
- effectuer une rétrospective à la prochaine réunion générale avec la photo de groupe, la vidéo "Bon anniversaire" de l'assistance ainsi que celle des vidéos "Bon anniversaire" des équipes et des services
- organiser les prochaines journées du CPPM à l'extérieur du labo, 2025 ou 2026 ?
- faire un appel à contributions pour proposer des activités dans le cadre des journées et/ou faire partie du comité d'organisation (a minima un binôme Ingénieur.e/chercheur.e)